Doanh nghiệp gửi thư mời và tài liệu Đại hội cổ đông qua đường điện tử có đúng luật hay không?

Tại ĐHCĐ thường niên năm 2016, Công ty chúng tôi dự kiến áp dụng các ứng dụng công nghệ hiện đại trong kỳ họp. Xin hỏi, nếu chúng tôi gửi thư mời và tài liệu qua đường điện tử có đúng luật hay không? Trường hợp cổ đông ở xa không tham dự trực tiếp được cuộc họp, họ theo dõi qua web và bỏ phiếu qua web có được chấp nhận kết quả hay không?

Chuyên gia Tư vấn xin trả lời như sau:

- Theo điều 139 luật DN 2014 quy định rất rõ về mời họp cổ đông thì công ty bắt buộc phải gửi thông báo mời họp cho cổ đông bằng phương thức bảo đảm đồng thời đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương, khi xét thấy cần thiết theo quy định của Điều lệ công ty

Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;

b) Phiếu biểu quyết;

c) Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp.

Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời hợp có thể thay thế bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu và công ty phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu cổ đông yêu cầu.

- Điều 140 Luật DN 2014 quy đinh về thực hiện quyền dự họp cho cổ đông cho phép tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác vì vậy công ty hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức đại hội cổ đông trực tuyến (ủy quyền, biểu quyết, bầu cử trực tuyến), tùy nhiên do luật DN 2014 chưa có hướng dẫn cụ thể nên để có thể áp dụng hình thức này doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều sau:

+ Quy định trong điều lệ, quy chế quản trị công ty, quy chế tổ chức ĐHĐCĐ, quy chế biểu quyết bầu cử về cách thức tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến(ủy quyền, biểu quyết, bầu cử trực tuyến)

+ Thuê ngoài một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp cung cấp hệ thống ủy quyền, biểu quyết, bầu cử trực tuyến cũng như hỗ trợ tư vấn trình tự thủ tục triển khai đại hội trực tuyến.