Cổ đông lập ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng Cổ đông không theo mẫu của doanh nghiệp quy định thì có hợp lệ hay không?

Doanh nghiệp (DN) tôi tổ chức Đại hội đồng Cổ đông, xin hỏi nếu cổ đông lập ủy quyền không theo mẫu của DN quy định có hợp lệ hay không? Giấy ủy quyền của cổ đông tổ chức lập cho cá nhân tham dự đại hội có phải do người đại diện theo pháp luật của Công ty ký hay không? Xin cho biết lưu ý liên quan đến thủ tục này?

Chuyên gia Tư vấn xin trả lời như sau:

Theo khoản 1, Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014 (LDN 2014)- Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông: “Cổ đông có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp hoặc thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 2 Điều này. Trường hợp cổ đông là tổ chức chưa có người đại diện theo ủy quyền quy định tại khoản 4 Điều 15 của Luật này thì ủy quyền cho người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông.

Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản theo mẫu do công ty phát hành. Người được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp”.

Như vậy:

- Cổ đông là cá nhân khi ủy quyền cho một người khác đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập ủy quyền theo mẫu do công ty phát hành.

- Cổ đông là tổ chức đã cử người đại diện theo ủy quyền theo quy định tại Điều 15 LDN 2014, thì người đại diện theo ủy quyền đó khi dự họp Đại hội đồng cổ đông không phải làm văn bản ủy quyền.

- Cổ đông là tổ chức chưa cử người đại diện theo ủy quyền theo quy định tại Điều 15 LDN 2014 thì có thể ủy quyền cho người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông theo mẫu do công ty phát hành. Văn bản ủy quyền của cổ đông là tổ chức cho cá nhân tham dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của tổ chức đó, theo quy định khoản 3 Điều 86 Luật dân sự 2005- Năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân.

Để tránh xảy ra tranh chấp, phát sinh do mẫu giấy ủy quyền không hợp lệ, Công ty cần có những quy định cụ thể (hình thức giấy ủy quyền, trường hợp nào giấy ủy quyền không hợp lệ..) trong Điều lệ công ty và quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông về việc ủy quyền tham dự Đại hội. Ngoài ra, Công ty cũng nên sử dụng các hình thức phương tiện công nghệ thông tin hiện đại trong việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông như hội nghị trực tuyến, ủy quyền, bỏ phiếu điện tử hoặc các hình thức điện tử khác để tạo điều kiện tối đa cho cổ đông thực hiện quyền tham dự và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông.